Deelnemersreglement Elfstedenzwemtocht 2018

De Elfsteden zwemtocht is geen wedstrijd. Het doel is, het meezwemmen met Maarten van der Weijden gedurende een etappe van 500 of 2.000 meter in één van de elf steden en daardoor zo veel mogelijk geld in te zamelen voor onderzoek naar kanker om de kans op herstel zo groot mogelijk te maken.

Stichting Maarten van der Weijden foundation is verantwoordelijk voor de opzet en organisatie van de Elfstedenzwemtocht.

Artikel 1. DEFINITIES

  1. In dit deelnemersreglement wordt verstaan onder:
  2. Deelnemer(s):

Zwemmers die bij inschrijving hebben aangegeven akkoord te gaan met dit deelnemersreglement, het inschrijfgeld hebben betaald en vervolgens als Deelnemer zijn geregistreerd bij de Organisatie op basis waarvan zij een startbewijs ontvangen. Dit zijn:

Alleen Individuele zwemmers;

(Zwem)verenigingen of andere reeds georganiseerde teams mogen ook deelnemen, mits ieder lid zich individueel heeft ingeschreven voor het Event.

  1. Event:
    de Elfstedenzwemtocht 2018 die op 18, 19 en 20 augustus 2018 plaatsvindt.
  2. Organisatie:
    Onder de organisatie wordt verstaan de bestuursleden van Stichting Maarten van der Weijden foundation en haar vrijwilligers, alsmede de door de stichting ingeschakelde bedrijven en instanties, zoals de politie, brandweer, EHBO, etc. Tijdens het Event draagt de Organisatie herkenbare en onderscheidende kleding.

Artikel 2. DONATIES EN VERGOEDINGEN

  1. De Elfsteden zwemtocht kent twee geldstromen:
  2. a) Inschrijfgelden en sponsorgelden, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig laten plaatsvinden van het Event, alsmede voor eventuele opstartkosten voor het komend jaar;
  3. b) Donatiegelden, deze komen ten goede aan de Stichting Maarten van der Weijden foundation.
  4. Het bestuurslidmaatschap en andere functies binnen de Stichting Maarten van der Weijden foundation zijn onbezoldigde functies. Dit betekent dat alle individuele personen binnen de Organisatie geen vergoeding krijgen voor de geleverde prestaties, reis- en verblijfkosten.
  5. Alleen door de Organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties krijgen een minimale vergoeding voor de door hen geleverde inspanningen of goederen, indien dit vooraf schriftelijk is goedgekeurd door het Bestuur van Stichting Maarten van der Weijden foundation.
  6. Stichting Maarten van der Weijden foundation maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert via haar website, social media en landelijke media aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.
  7. IN AANVRAAG. De Belastingdienst heeft Stichting Maarten van der Weijden foundation aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Maarten van der Weijden foundation hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dit betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN bij de Kamer van Koophandel van Stichting Maarten van der Weijden foundation is 857825665.

Artikel 3. INSCHRIJVING

  1. De inschrijving start op 21 augustus 2017 en sluit voor de Deelnemers uiterlijk op 1 augustus 2018, tenzij het bestuur van Stichting Maarten van der      Weijden foundation besluit deze data aan te passen.
  2. Een Deelnemer mag er voor kiezen om zich in te schrijven om in meerdere steden mee te zwemmen. Hij kan dan gebruik maken van het vervoer dat de organisatie regelt tussen de steden.
  3. Bij inschrijving geeft de Deelnemer aan of hij 500 of 2.000 meter in een stad wil meezwemmen. Tussentijds wijzigen van de gekozen afstand is mogelijk tot uiterlijk 30 juni 2018.
  4. Er kunnen maximaal 1.000 Deelnemers meedoen per stad, tenzij het bestuur van Stichting Maarten van der Weijden foundation besluit om dit aantal aan te passen.
  5. De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld is betaald. Dit kan alleen rechtstreeks met Ideal of PayPal tijdens de inschrijfprocedure op de            website.
  6. Wenst een Deelnemer zijn inschrijving te annuleren dan is dit mogelijk tot uiterlijk 30 juni 2018. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Eventueel gerealiseerde Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Maarten van der Weijden foundation.

Deelnemer dient hiertoe via de website contact op te nemen met de Organisatie.

Artikel 4. DEELNAME

  1. Iedere Deelnemer gaat bij inschrijving akkoord met deelname op eigen risico. Daarbij is hij zich in het bijzonder bewust van risico’s gemoeid met waterkwaliteit, de risico’s van onderlinge botsingen en/of botsingen met (bewegende) objecten.
  2. Voor Deelnemers die zijn geboren in 2007 of later gelden de volgende door de KNZB voorgeschreven restricties:
  3. a) Deelnemers geboren in 2007 en 2008 mogen maximaal 1.000 meter zwemmen per dag. Per dag van het Event mogen zij dus maximaal in 2 steden 500 meter meezwemmen.
  4. b) Deelnemers geboren in 2009 en 2010 mogen maximaal 500 meter zwemmen per dag. Per dag van het Event mogen zij dus maximaal in 1 stad 500 meter meezwemmen.
  5. c) Deelnemers geboren in 2011 of later mogen in 2018 niet meezwemmen.
  1. d) Deelnemers geboren in 2007, 2008, 2009 en 2010 dienen altijd vergezeld te worden door een begeleider welke op 1-08-2018 de leeftijd van 18 jaar (of ouder) heeft bereikt.

            De Organisatie zal bij het ophalen van het startbewijs aan elke Deelnemer vragen om zich te legitimeren. Een Deelnemer is daarom verplicht een geldig legitimatiebewijs bij zich te hebben tijdens het Event.

  1. Een Deelnemer is minimaal in het bezit van de zwemdiploma’s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren.
  2. Op vertoon van het inschrijfbewijs, een geldige legitimatie en de verklaring over zwemdiploma’s ontvangt de Deelnemer een startbewijs.
  3. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
  4. Startbewijzen mogen niet aan anderen worden overgedragen.
  5. Elke Deelnemer betaalt € 11,00 inschrijfgeld per stad waar hij meezwemt.
  6. Elke Deelnemer die meedoet in één stad spant zich maximaal in om minimaal € 1.000,00 donatiegeld op te halen.
  7. Elke Deelnemer die meedoet in meerdere steden spant zich maximaal in om minimaal € 400,00 donatiegeld per extra stad op te halen.
  8. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 30 september 2018 door de donateurs te zijn overgemaakt.
  9. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening van Stichting Maarten van der Weijden foundation.
  10. Een Deelnemer mag tijdens het Event geen gezondheidsproblemen hebben.
  11. Is een Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op tijdens het Event te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Eventueel gerealiseerde Donatiegelden kunnen niet geretourneerd worden.
    Deelnemer dient hiertoe via de website contact op te nemen met de Organisatie.
  12. Een Deelnemer kan voor of tijdens het Event van deelname worden uitgesloten, indien de Organisatie in alle redelijkheid daartoe aanleiding ziet. Inschrijfgelden en Donatiegelden worden bij uitsluiting niet retour gestort.

Artikel 5. CERTIFICAAT VAN DEELNAME

  1. Van elke Deelnemer die in een stad meezwemt en op een sportieve wijze de finish bereikt na 500 of 2.000 meter wordt dit succes door de Organisatie geregistreerd.
  2. De Organisatie streeft er naar om uiterlijk op 31 oktober 2018 aan alle Deelnemers waarvan hun aankomst bij de finish is geregistreerd, en van wie al hun donatiegelden zijn ontvangen, een “Certificaat van deelname” te sturen, dat is ondertekend door Maarten van der Weijden. Dit certificaat wordt slechts eenmalig per e-mail verzonden naar het e-mail adres dat bij inschrijving door de Deelnemer is verstrekt.
  3. Op het “Certificaat van Deelname” staat onder andere elke stad vermeld, waarin de Deelnemer heeft meegezwommen en is gefinisht.

Artikel 6. KLEDING

  1. De Organisatie raadt aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celsius, dan is een wetsuit verplicht.
  2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een          enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte            badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, volledig           zichtbaar gedragen te worden.
  3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen wordt, dient de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige       Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de Organisatie op te volgen.

Artikel 7. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN

1          Stichting Maarten van der Weijden foundation behoudt zich het recht voor om       te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event.

2          Stichting Maarten van der Weijden foundation behoudt zich het recht voor om       bij onverwacht slecht weer of onvoorziene omstandigheden het Event te         annuleren of uit te wijken naar een alternatieve starttijd / datum.     Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte            kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer.

Bij annulering of uitwijk komen Donatiegelden ten goede aan de Stichting Maarten van der Weijden foundation direct of na afloop van het Event.

Artikel 8. AANSPRAKELIJKHEID

  1. Deelname aan het Event is te allen tijde geheel op eigen risico.
  2. De Organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met           inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of    deelname aan het Event.
  3. De Deelnemer dient zelf te regelen dat hij afdoende verzekerd is gedurende het Event.
  4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft       uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 9. PORTRETRECHT

  1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is, die voor promotionele doeleinden voor de Organisatie worden gebruikt, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen.

Artikel 10. PERSOONSGEGEVENS

  1. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de Organisatie van het Event.
  2. Alle persoonsgegevens worden door Stichting Maarten van der Weijden foundation conform de Wet bescherming persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het Event voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden.
  3. Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van, hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie.

Artikel 11. VEILIGHEID

  1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Organisatie opvolgen.
  2. Doet hij dat niet, dan kan hij van verdere deelname worden uitgesloten en zal hij geen “Certificaat van deelname” ontvangen.

Artikel 12. OVERIGE

  1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van dit deelnemersreglement, besluit het bestuur van Stichting Maarten van der Weijden foundation wat de handelwijze moet zijn.